張良寬 韓智超 整理
工地例會是現(xiàn)場參建各方溝通情況,、交流信息的一種很好的會議方式,。但在具體操作過程中，往往因各種原因,，會議效果達(dá)不到預(yù)期目的,，解決不了工程中的實(shí)際問題，使工地例會失去了應(yīng)有的作用和意義,。對此,，我們梳理了工地例會的流程，總結(jié)了一套例會參考方案供大家參考,。
一．要明確會議時間,、地點(diǎn)、參加人員,、會議內(nèi)容及會議紀(jì)律,，并按此嚴(yán)格實(shí)施
1,、監(jiān)理方在工地第一次會議中應(yīng)與各方確定好工地例會制度，其中對人員,、會議內(nèi)容,、會議紀(jì)律須著重說明。例會召開時,，現(xiàn)場參建三方的主要負(fù)責(zé)人總監(jiān),、業(yè)主方工程部經(jīng)理、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)到場,，同時監(jiān)理方總監(jiān)代表或主要現(xiàn)場專業(yè)監(jiān)理工程師,，施工單位的主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量員,、安全員也應(yīng)到場,。
根據(jù)議題需要，邀請?jiān)O(shè)計單位,、分包單位及其它有關(guān)單位的人員參加,。因?yàn)閭€別負(fù)責(zé)人員平時因工作關(guān)系不能常駐工地，不能全面了解工程情況,，而通過參加工地例會,，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場,，以便盡快拍板解決工程實(shí)際問題,，項(xiàng)目總監(jiān)的身體力行將對確保例會的成功召開起到表率作用。
2,、對會議內(nèi)容的約定是工地例會能否開好的重要一環(huán),，其中對整改落實(shí)情況的回顧及對新發(fā)現(xiàn)問題的處理措施是必不可少的。所以總監(jiān)在主持例會時應(yīng)逐一進(jìn)行各項(xiàng)內(nèi)容的討論和解決,，提高會議解決實(shí)際問題的效果,，增加會議對各方的吸引力。
3,、 會議紀(jì)律對完善和堅(jiān)持例會制度提供有效保障,。以往在開工地例會時，我們往往碰到與會人員缺席遲到,、大聲接聽手機(jī),、隨意插話、私下談?wù)撆c會議無關(guān)的內(nèi)容等干擾會議進(jìn)程,、影響會議效果的情況,。為了杜絕這些現(xiàn)象，建立會議紀(jì)律也是必不可少的。
在有些工程中,，業(yè)主直接將例會的到會率作為考核施工方項(xiàng)目經(jīng)理的指標(biāo),，將有關(guān)規(guī)定寫入了施工合同。而對于原合同中沒有有關(guān)紀(jì)律規(guī)定的,，總監(jiān)可事先向業(yè)主說明建立會議紀(jì)律的必要性,，在獲得業(yè)主同意和授權(quán)的情況下，在第一次工地會議時宣布日后工地例會的會議紀(jì)律,，并講明對違反紀(jì)律人員的經(jīng)濟(jì)處罰措施,。對于制定的規(guī)則，各方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行,，一視同仁,。
二、要掌握工程信息,，了解各方關(guān)切的存在問題,，做好會議準(zhǔn)備
1、了解上次會議決定的落實(shí)情況,，對仍懸而未決的問題分析原因,。
2、認(rèn)真收集,、整理工程進(jìn)度數(shù)據(jù),，運(yùn)用橫道圖,、S形曲線,、前鋒線等適宜的圖形比較方法，通過與周,、月,、總進(jìn)度計劃的比較，獲悉工程實(shí)際進(jìn)度與計劃工期的差別;據(jù)此分析產(chǎn)生進(jìn)度偏差的原因,、偏差對后續(xù)工作的影響以及調(diào)整進(jìn)度計劃的可行措施,。
3、通過對例會周期內(nèi)的工程進(jìn)行實(shí)測實(shí)量,，利用其具體數(shù)據(jù)來反映例會周期內(nèi)施工質(zhì)量情況,。對收集來的數(shù)據(jù)，采用排列圖法,、因果分析圖法,、直方圖法、控制圖法等統(tǒng)計方法,，對工程質(zhì)量進(jìn)行靜動態(tài)的分析,，找出影響工程質(zhì)量的各類因素，并對癥下藥,，找到解決問題的方法,。
4,、對材料、構(gòu)配件和設(shè)備供應(yīng)進(jìn)場驗(yàn)收情況和試塊試件見證送檢情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,。
5,、了解多種配合施工中遇到的工序銜接、產(chǎn)品保護(hù),、施工場地機(jī)械分配使用等矛盾,，對矛盾的是非曲直、前因后果行所掌握,，從工程建設(shè)的實(shí)際需要出發(fā),，確定監(jiān)理協(xié)調(diào)的原則立場。
6,、掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn),、文明施工狀況，作業(yè)環(huán)境防護(hù),、施工機(jī)具運(yùn)行狀況,、施工人員的安全意識和安全行為等各個環(huán)節(jié)存在的問題進(jìn)行分析，思考解決辦法,。
對工程款支付及工程變更聯(lián)系單簽證情況進(jìn)行統(tǒng)計,，做好月度工程款審核、工程變更聯(lián)系單審核意見的解釋準(zhǔn)備工作,。
7,、對施工單位提交的索賠報告進(jìn)行審核，分析索賠原因,，為合理解決索賠問題做好準(zhǔn)備,。
8、準(zhǔn)備好工程中人員調(diào)整名單,、通信錄,、上級主管部門下發(fā)的文件、反映工程狀況的統(tǒng)計表等資料：對遺漏報驗(yàn)的工程資料列好清單,。
三,、沉穩(wěn)主持，善于傾聽,，協(xié)調(diào)立場,，明確措施，恰當(dāng)表態(tài)
1,、在涉及檢查上次例會議定事項(xiàng)的落實(shí)情況時,，要著重傾聽有關(guān)單位未按時完成事項(xiàng)的原因，以及進(jìn)一步解決問題的打算：在完成對有關(guān)原因的分析后，確定單個或多個責(zé)任人再次落實(shí)的時間,，確保問題不落實(shí)不放過,。這樣，才能達(dá)到例會的效果,，使各方真正重視例會,。
2、由施工單位對上個例會周期內(nèi)工程的進(jìn)度,、質(zhì)量,、安全情況進(jìn)行總結(jié)，做出自我分析,，表明下一階段擬采取的改進(jìn)措施,。監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位說明的情況，結(jié)合自身的分析,，提出自己的意見,。通過敞開討論有關(guān)問題，分析改進(jìn)措施的利弊,，達(dá)成共識,，確定落實(shí)事項(xiàng)的責(zé)任人及落實(shí)時間。對施工方要求業(yè)主配合的問題不避諱,，對施工方的合理要求應(yīng)提請業(yè)主早日給予答復(fù),。比如建議業(yè)主早日對甲供材料進(jìn)行定型確認(rèn)等。
3,、業(yè)主,、監(jiān)理單位應(yīng)針對施工單位在自身總結(jié)中未提到的進(jìn)度、質(zhì)量,、安全問題,，提出整改要求和批改落實(shí)時間,。如施工方對有關(guān)整改要求提出異議,，則應(yīng)了解其原因，統(tǒng)一意見,，明確落實(shí)整改的時間及措施,。
4、認(rèn)真聽取總包與專業(yè)分包單位在施工過程中在配合上存在矛盾的意見,，鼓勵各方換位思考存在問題,，協(xié)調(diào)各方找到共同點(diǎn)，提出有效的解決辦法;必要時對各專業(yè)施工的目標(biāo)按施工程序進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整,，避免交叉作業(yè)時因施工矛盾而出現(xiàn)管理人員爭斗的情況,。在協(xié)調(diào)中如涉及到合同文件規(guī)定以外的費(fèi)用，考慮成熟后可和業(yè)主確定費(fèi)用支付原則;如不成熟，則表明會后繼續(xù)討論,，避免影響會議進(jìn)展,。
5、對施工方關(guān)心的月度工程款審核,、工程變更聯(lián)系單審核情況進(jìn)行通報,，并做出相應(yīng)解釋。對可能產(chǎn)生違約,、工期,、費(fèi)用索賠的情況進(jìn)行預(yù)警，對已經(jīng)提出索賠的則將處理進(jìn)展情況向各方進(jìn)行解釋,。對提出的疑義,，應(yīng)做適當(dāng)解釋，不宜或不易說明的則應(yīng)表明會后商討,。
6,、安排處理其他事宜。比如傳達(dá)上級主管部門的文件精神,，宣讀主要崗位管理人員的名單調(diào)整等需要宣布的內(nèi)容,。
7、如有條件,，在會議上可以在說明有關(guān)問題時插放圖表,、影像資料，加深與會人員印象,，促進(jìn)問題的解決,。
四、會議后應(yīng)形成紀(jì)要備查
1,、工地例會應(yīng)當(dāng)由指定的監(jiān)理人員記錄,，會議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理。主要內(nèi)容有：會議地點(diǎn)及時間;會議主持人;出席者姓名,、單位,、職務(wù);會議內(nèi)容及決議事項(xiàng)，包括負(fù)責(zé)落實(shí)單位,，負(fù)責(zé)人和時限要求：其它事項(xiàng),。
2、會議紀(jì)要的審簽,、打印和發(fā)放應(yīng)遵循以下原則：紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)真實(shí),，簡明扼要;紀(jì)要經(jīng)包括總監(jiān)在內(nèi)的各方主要負(fù)責(zé)人簽認(rèn);會議紀(jì)要發(fā)放到有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù),。
總工辦
2015.6.1